Mengenal Peranan Surat Menyurat di Dunia Bisnis dan Pekerjaan

Naviri Magazine - Sebagai alat komunikasi yang efektif, surat telah menjadi salah satu peran penting dalam fungsinya untuk memperlancar urusan bisnis dan dunia usaha lainnya. Nyaris tidak ada satu pun perusahaan di dunia ini yang terlepas dari peranan surat-menyurat dalam menjalankan usahanya, dan di setiap perusahaan pun pasti memiliki orang-orang yang dipekerjakan secara khusus dalam bidang yang satu itu.

Meskipun dunia usaha pada umumnya di masa sekarang telah dilengkapi dengan telepon, mesin faksimili, e-mail dan alat-alat komunikasi yang lain, namun peranan surat tetap digunakan karena nilai lebihnya, sekaligus karena keunggulannya.

Di dalam lingkup administrasi, surat dapat diartikan sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan suatu informasi atau warta secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi ataupun atas nama dinas / organisasi.

Secara umum, bidang-bidang pekerjaan di dalam sebuah kantor atau di dalam sebuah perusahaan biasanya dibedakan menurut kegiatannya masing-masing. Berkaitan dengan surat-menyurat, maka kegiatan dalam sebuah perusahaan dalam bidang ini dapat digolongkan menjadi empat macam, yaitu:

Bidang surat menyurat (korespondensi)

Bidang ini adalah bagian kantor yang mendapat tugas untuk menangani pembuatan konsep surat. Biasanya adalah surat-surat yang keluar dari sebuah perusahaan untuk pihak-pihak di luar yang menjalin hubungan atau kerjasama dengan perusahaan tersebut.

Bidang pengetikan (typing)

Ini adalah bagian di kantor yang mendapat tugas untuk menangani pengetikan atau penulisan konsep surat, sampai menjadi sebuah surat yang utuh untuk kemudian dikirimkan kepada alamat atau pihak-pihak yang dituju.

Bidang pengurusan surat (mailhading)

Di dalam sebuah perusahaan atau kantor, apalagi yang besar, lalu-lintas surat yang masuk dan keluar biasanya sangat padat atau sering. Karenanya, bidang ini ditugaskan untuk menangani dan mengurusi seluruh surat-surat yang masuk dan keluar tersebut, untuk kemudian dijadikan arsip.

Bidang kearsipan (filing)

Nah, ini adalah bagian yang khusus menangani surat-surat yang telah menjadi arsip dari sebuah kantor atau perusahaan. Surat-surat yang telah masuk atau keluar dari kantor atau perusahaan tersebut tercatat dengan rapi dengan adanya kearsipan, dan bagian inilah yang bertanggung jawab untuk itu. 

Fungsi dari arsip surat ini adalah untuk mendokumenasi secara rapi, sehingga apabila suatu saat perusahaan atau kantor tersebut membutuhkan suatu surat tertentu, maka kebutuhan itu pun akan cepat terpenuhi karena adanya arsip yang rapi.

Tujuan surat menyurat dalam bisnis

Berikut ini adalah tujuan-tujuan dari surat-menyurat di dalam sebuah kantor atau perusahaan:

• Untuk menyampaikan informasi.
• Untuk menyampaikan maksud dan tujuan sesuai dengan keinginan dari si pengirim atau si penulis surat.
• Untuk mempercepat cara berkomunikasi secara praktis.
• Untuk menghemat waktu, biaya, maupun tenaga.

Sedangkan secara umum, fungsi dari surat-menyurat dalam sebuah kantor atau perusahaan adalah:

Sebagai alat penghubung dari satu pihak dengan pihak lainnya secara tertulis

Dengan sebuah surat, seseorang atau suatu organisasi tertentu dapat melakukan suatu hubungan tak langsung secara efektif, karena hubungan tersebut memiliki bukti konkret yang tertulis.

Sebagai bukti hitam di atas putih yang mempunyai kekuatan hukum

Inilah salah satu nilai lebih dari sebuah surat, yaitu ia memiliki bukti otentik hitam di atas putih, dapat dilengkapi dengan materai yang berlaku dan sah secara hukum, sehingga apabila suatu saat diperlukan, maka bukti surat tersebut dapat diajukan ke pengadilan dan memperoleh perlakuan hukum yang layak.

Sebagai alat pengingat, apabila sewaktu-waktu dibutuhkan

Kadang-kadang, kita terlupa dengan suatu pesan tertentu ketika pesan tersebut disampaikan secara langsung melalui pertemuan langsung atau melalui sarana telepon. Akibatnya, kita menjadi kerepotan ketika hal tersebut terjadi, sementara kita merasa tidak mungkin untuk mengulang pesan tersebut. 

Dengan sebuah surat, pesan-pesan yang disampaikan akan menjadi sesuatu yang mudah diingat, dan apabila terjadi kelupaan, maka kita tinggal membuka kembali surat tersebut dan melihat pesannya.

Sebagai bukti historis, untuk bahan riset

Sebuah perusahaan yang memiliki arsip surat secara teratur akan memiliki semacam bahan kajian untuk mempelajari bagaimana pertumbuhan yang telah terjadi dalam perusahaan bersangkutan. 

Lalu-lintas surat yang keluar-masuk di dalam perusahaan tersebut secara tidak langsung akan memberikan semacam laporan tentang bagaimana kualitas dan keadaan dari organisasi perusahaan tersebut.

Sebagai duta atau wakil dari seseorang atau instansi

Meskipun tidak berhadapan dengan orangnya secara langsung, namun sebuah surat dapat mewakili seseorang, dan itu sah dan dapat diterima. Seorang direktur perusahaan yang sibuk tentu tidak selamanya dapat memenuhi acara pertemuan dengan seseorang, namun dia dapat menggunakan sebuah surat yang ditandatanganinya, dimana surat itu berfungsi sebagai wakilnya, dan pihak penerima suratnya pun akan merasa telah berhadapan langsung dengan sang direktur.

Sebagai bahan dokumentasi

Surat tidak hanya sebagai sarana penyampai suatu informasi tertentu, namun juga berfungsi sebagai alat dokumentasi dalam menyimpan beberapa hal yang terjadi. Dengan membuka kembali surat-surat yang pernah dikirim atau diterima, maka sebuah perusahaan dapat mempelajari apa saja yang selama ini telah berlangsung di dalam aktivitas bisnis atau usahanya.

Sebagai jaminan keamanan dalam melakukan suatu aktivitas

Dengan adanya surat, dua pihak yang saling bekerjasama akan merasa lebih aman dalam melaksanakan pekerjaannya, karena ia merasa ada semacam jaminan dalam bentuk surat yang telah ditandatangani bersama. 

Sebagai barometer maju-mundurnya suatu kantor atau suatu perusahaan

Suatu organisasi perusahaan yang sibuk dan terus maju melebarkan sayap usahanya biasanya akan memiliki lalu-lintas surat yang semakin padat, karena semakin banyaknya bidang yang diurusi dan makin banyaknya pihak yang ikut berperan. 

Begitu pula perusahaan yang mengalami kemunduran akan terlihat pula dari lalu-lintas suratnya yang makin jarang karena makin sedikitnya hal yang diurusi dan makin berkurangnya pihak yang berhubungan.

Sebagai media dalam berkomunikasi

Tentu saja surat memiliki fungsi yang vital ini, yakni sebagai alat atau sarana berkomunikasi. Dengan sebuah surat, sebuah perusahaan dapat menjelaskan sesuatu yang sangat rumit secara sistematis dan mudah dipahami, yang mungkin akan sulit apabila dilakukan dengan komunikasi secara langsung atau melalui telepon.