Sejarah dan Asal Usul PDF hingga Menjadi Format File Paling Penting di Dunia (Bagian 2)

Naviri Magazine - Uraian ini adalah lanjutan uraian sebelumnya (Sejarah dan Asal Usul PDF hingga Menjadi Format File Paling Penting di Dunia - Bagian 1). Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik, sebaiknya bacalah uraian sebelumnya terlebih dulu.

PDF menyederhanakan pekerjaan administratif. Dokumen apapun dapat dengan mudah menggabungkan aset seperti font dan gambar, mengatasi salah satu permasalahan paling rumit dari urusan percetakan. (Tentunya, kamu tidak bisa membuat perubahan dalam format PDF.) Bahkan setelah sekian pengembangan, PDF bisa memakai fitur search dan bisa diedit.

Faktor terpenting, berkat kebutuhan IRS, file PDF “bisa diisi.” IRS membuat versi formulir pajak yang memungkinkan pengguna untuk mengisi nomor dan membubuhkan tanda tangan mereka.

Meskipun tidak seringan file teks dan tidak sefleksibel HTML, format ini lebih mudah dari PostScript bagi pengguna komputer awam.

Karena itulah PDF menjadi solusi jangka panjang bagi segala macam kebutuhan data umat manusia.

“PDF sudah menjadi standar global pertukaran data dan informasi yang jauh lebih aman dan dapat diandalkan sejak Adobe menerbitkan spesifikasi lengkap PDF pada 1993. Berbagai sektor mulai mengandalkan PDF untuk mengirim dan menyimpan beragam file elektronik secara aman. File bisa terus tersimpan dan digunakan di masa mendatang.” — Kutipan dari naskah pembuka the ISO 32000-1 standard, versi standar spesifikasi PDF lengkap pertama yang terbit pada 2008. 

Pada saat Adobe pertama kali menciptakan PDF pada 1993, mereka membiarkan format tersebut terbuka agar perusahaan lain bisa tetap menggunakannya, yang mengizinkan untuk menjadi standar sesungguhnya. (Adobe sebagian besar digunakan untuk alat kreatif). 

Akhirnya memasuki 2007, Adobe bekerja sama dengan International Standards Organization untuk menciptakan standar terbuka untuk teknologi tersebut bagi pengguna di seluruh dunia.

Peran terpenting PDF adalah kemampuannya mendukung pengarsipan data.

Mari kita akui ini: Standardisasi sangat membosankan.

Sayangnya, standardisasi sangat penting dalam pengarsipan. Alasannya, jika kita mengubah cara membuat dan menyimpan mikrofilm, maka mikrofilm akan sulit digunakan kembali.

Tapi, ini juga meliputi dua sisi. Ada hal-hal yang belum tentu kamu ingin keluar dari standar. Misalnya, kamu tidak peduli dengan interaktivitas karena ingin mendigitalkan dokumen yang sudah ada sejak ratusan tahun lalu.

Meskipun begitu, kamu tetap membutuhkan kerapian format, seperti kemudahan dalam mencari teks. Dan kamu harus memastikan file-nya sangat kompatibilitas, dan bisa bekerja di berbagai versi.

Inilah alasan mengapa format PDF/A diciptakan pada 2005. Tidak seperti format PDF biasa yang dirancang untuk komputer, PDF/A dirancang agar file bisa diubah atau dibuat ulang, dan untuk mengubah dokumen yang sudah dicetak apabila file asli sudah hilang.

“Pada file format PDF/A terdapat unsur-unsur yang sama dalam membuat dokumen, seperi font, warna, gambar, dll. PDF/A juga merupakan standar ISO, yang menjamin bahwa generasi perangkat lunak masa depan bisa membuka dan membuat file PDF/A,” kata Shawna McAlearney, spesialis pemasaran di Appligent Document Solutions, dalam FAQ di situs web PDF Association.

Format ini bisa menjadi pilihan yang tepat bagi organisasi seperti Internet Archive dan Library of Congress, yang menyimpan data dan informasi untuk waktu lama dan membutuhkan file yang bisa dibaca bahkan setelah 30 tahun kemudian. Sayangnya metode ini menimbulkan kontroversi pada masa pengarsipan, seperti saat format ditambahkan fitur penyisipan file seperti dokumen spreadsheets dan HTML pada 2012.

Dampaknya PDF/A banyak dikritik. Dalam studi yang membahas masalah ini, Marco Klindt dari Zuse Institute Berlin memaparkan beberapa masalah yang ada di format dari sudut pandang pengarsipan, seperti tidak praktis digunakan.

(Seorang pakar, Jakob Nielsen, yang juga sangat menentang penggunaan PDF karena alasan yang sama, menjelaskan di situs web konsultasinya: “PDF hanya bagus untuk mencetak dokumen. Jangan gunakan PDF saat presentasi online.”)

Klindt, yang memaparkan masalah hukum dan integritas PDF, menunjukkan keinginan banyak pihak menyimpan format yang sesuai, membatasi diskusi apakah format itu benar-benar bisa dipakai untuk jangka panjang.

“Kebiasaan menggunakan PDF membuat penggunaan PDF/A dianggap sebagai solusi di bidang pengarsipan digital,” tulisnya. “Fakta ini mungkin telah meredam tuntutan orang untuk mencari dan mengembangkan wadah konten yang lebih cocok untuk penelitian (teks dan data) yang bisa diubah.”

Dalam waktu 50 tahun, file-file PDF ini, meski masih memiliki kekurangan, bisa mendokumentasikan sejarah dengan bantuan situs web. Dan berbeda dari kertas, file PDF tidak akan robek atau rusak.

Sejarah generasi kita di masa mendatang sangat mungkin nantinya dalam format PDF.

“Manajemen Adobe sempat ingin menghentikan proyek PDF. Saya menolak. ‘Itu tidak mungkin terjadi. PDF adalah terobosan penting dan kita harus mempertahankannya sampai format ini berfungsi’.” — Warnock, saat diwawancarai Knowledge@Wharton tentang awal kemunculan Acrobat. 

Kita masih meremehkan bahwa PDF bisa ditemukan di mana saja secara online, namun ada baiknya format PDF diperbarui, sebuah langkah yang disebut Warnock sebagai “pilihan yang sangat berisiko.” (Mereka menghabiskan banyak uang untuk Acrobat.) 

Tetapi keputusan untuk tetap berhubungan dengan klien dan membuatnya gratis pada akhirnya membuktikan kunci kesuksesan Adobe sebagai sebuah perusahaan. Meskipun orang mungkin lebih cepat memikirkan Photoshop saat mereka mendengar kata Adobe, sebuah perangkat lunak keluaran 2013 dari pendiri Adobe oleh almamaternya, University of Utah, yang memberikan kesuksesan pada perusahaan. 

“PDF membuat Adobe dikenal,” kata jurnalis Jason Matthew Smith.