Tips Mengoptimalkan Fungsi E-Mail agar Efektif dan Efisien

Naviri Magazine - Pada saat ini, komunikasi melalui e-mail bisa dibilang sudah menjadi kebutuhan banyak orang. Selain praktis, e-mail juga telah menjadi solusi komunikasi yang murah. Nah, berikut ini adalah kiat-kiat untuk mengoptimalkan e-mail yang kita miliki.

Tentukan waktu khusus untuk mengcek e-mail secara rutin. Misalnya setiap pukul 09.00 pagi atau pukul 20.00 malam. Hal ini akan menghindarkan kita tergoda untuk menggunakan internet setiap saat dengan alasan membuka e-mail.

Pisahkan e-mail bisnis / urusan kantor dengan e-mail pribadi. Apalagi kalau menggunakan account tertentu yang tidak gratis. Selain membuat kita lebih bertanggung jawab, e-mail kantor juga bisa merupakan ‘milik bersama’. Untuk mudahnya, gunakan saja e-mail gratis untuk keperluan pribadi.

Manfaatkan fasilitas filter untuk menghindari masuknya surat-surat ‘sampah’ (junk mail atau spam). Namun jangan gunakan filter hanya untuk menyortir junk mail, karena filter juga bisa menyortir surat-surat (misalnya mailing list perusahaan rekanan) dalam folder terpisah, tergantung keinginan kita. Program e-mail dari Netscape Messenger dan Microsoft Outlook Express juga punya fasilitas ini.

Alamat surat yang telah masuk dapat ditata rapi dalam buku alamat. Buku alamat ini akan sangat membantu kita bila rekanan bertambah banyak dan suatu ketika kita harus mengirimkan email semacam pemberitahuan sekaligus kepada banyak orang. 

Gunakan pula folder khusus untuk surat yang telah dibaca namun masih dianggap penting. Sehingga inbox kita benar-benar berisi surat-surat yang belum dibaca.

Tulislah surat secara singkat namun jelas. Untuk surat yang panjang dan lebar sebaiknya ditulis dulu menggunakan MS-Word sebelum di-copy dan dikirimkan lewat e-mail. 

Dengan cara ini, kita tidak terlalu banyak mengeluarkan pulsa dalam menggunakan internet. Jadi, membuat efisiensi dalam menggunakan email termasuk salah satu cara menghemat biaya.