Mengenal HRIS dan Perkiraan Biaya untuk Menggunakannya

Perkembangan era digital membantu para HRD dalam pengelolaan data SDM perusahaan, termasuk menggunakan HRIS. Aplikasi HRIS menawarkan banyak sekali fitur terkait manajemen data privasi karyawan.

Apabila perusahaan Anda belum mengaplikasikan HRIS, sebaiknya pelajari dahulu perkiraan biaya untuk penerapannya. Namun sebelum lebih jauh membahas tentang perkiraan investasi untuk pengaplikasian HRIS, berikut penjelasan tentang aplikasinya.

Apa Itu Aplikasi HRIS?

Aplikasi HRIS dikembangkan oleh Mekari dan bisa diakses melalui website Talenta. HRIS memungkinkan para HRD untuk memiliki database manajemen data SDM bersifat otomatis. Seluruh data tersebut tersimpan dengan aman dalam Cloud.

Perusahaan dapat memanfaatkan aplikasi secara berbayar. Namun bagi user baru, mereka berkesempatan untuk mencoba versi trial dengan gratis. Mengenai periode masa trial HRIS dapat ditanyakan langsung kepada customer service pihak Mekari. HRIS dapat diaplikasikan melalui laptop, Android, sampai iOS.

Seluruh data yang ditampilkan pada aplikasinya bersifat real time karena memang diakses melalui online. Jadi setiap tindakan, seperti mengupload data, menghapus data, dan lain-lain ke HRIS memerlukan koneksi internet. 

Pengembangan dari HRIS sudah didasarkan atas sertifikasi ISO 27001 yang memang berhubungan dengan divisi HRD. Fitur-fitur terbaru yang disediakan oleh Mekari untuk aplikasi ini adalah manajemen database karyawan, rekrutmen maupun off boarding, komunikasi internal, dan juga manajemen aset.

Penjelasan Mengenai Fitur HRIS

Anda sudah mengetahui sekilas tentang HRIS dan penting untuk memahami berbagai fiturnya juga. Berikut penjelasan beberapa fiturnya.

1. Manajemen Data Karyawan

HRIS merupakan aplikasi yang dirancang untuk pengelolaan database karyawan. Berapa pun karyawan yang dimiliki suatu perusahaan akan mudah diorganisir datanya dengan bantuan HRIS. 

Keseluruhan database yang di-update juga akan langsung ditampilkan real time ketika karyawan lain mengakses. Hal ini sangat berguna untuk mencegah penggunaan data lawas. Para HRD juga dapat mudah memantau suatu data karyawan melalui grafik. Pengembangan fitur HRIS ini sudah didasarkan atas ISO 27001.

2. Kemudahan Merekrut Kandidat dan Pantau Offboarding

Salah satu fitur yang tersedia dalam HRIS adalah kemudahan dalam memantau rekrutmen dan offboarding serta onboarding. Fitur ini sangat membantu HRD dalam mengatasi berbagai pekerjaan, seperti laman kerja, alur rekrutmen, database para kandidat yang melamar pekerjaan, onboarding bersifat otomatis, realtime database offboarding.

3. Mempermudah Komunikasi Internal Perusahaan

Fitur HRIS lain yang juga bermanfaat adalah memudahkan komunikasi internal perusahaan. Alhasil komunikasi antara karyawan satu dengan lainnya dapat berjalan dengan baik, sehingga tugas masing-masing dapat selesai sesuai deadline. 

Pada fitur ini terdapat calendar yang memungkinkan karyawan menentukan tanggal meeting maupun acara penting lainnya. Bahkan karyawan juga bisa menggunakan fitur jajak pendapat.

Perkiraan Biaya untuk Menerapkan HRIS

Anda sudah mengetahui tentang definisi dan fitur-fitur HRIS. Sekarang saatnya memahami estimasi biaya untuk menggunakan HRIS pada perusahaan. Pada dasarnya estimasi biaya dibagi berdasarkan fitur yang ingin digunakan, seperti Basic, Business, Pro, dan Ultimate. Penjelasan lebih detail untuk setiap bagian langganan HRIS dapat disimak berikut.

1. Basic

Sebuah startup yang hanya memiliki beberapa karyawan, bisa menggunakan Paket Basic. Paket ini hanya memerlukan biaya Rp 15.000 per bulan, dan sudah menawarkan fitur yang cukup lengkap. Para pengguna paket basic dapat menikmati penyimpanan dan pengelolaan data karyawan secara complete. Selain itu, para HRD dapat memantau keberadaan para karyawan remote dengan fitur absensi mobile.

Contoh fitur lain yang disediakan HRIS yakni integrasi mesin absensi, penjadwalan masuk shift karyawan, notifikasi pada karyawan, pencatatan lembur maupun terlambat, penyimpanan data sistem cuti, pendataan fasilitas kepada karyawan, dan pemberian surat peringatan. Apabila tertarik mempelajari paket Basic lebih lanjut, silakan mencoba Demo di website Mekari.

2. Business

Paket berikutnya yang menawarkan lebih banyak fitur dari paket Basic adalah Business. Siapapun yang berlangganan paket tersebut perlu membayar dana Rp 20.000 per bulan. Cukup terjangkau untuk perusahaan berskala lebih besar dari start up.

Tambahan fitur tersebut adalah akses slip gaji secara online, pembuatan payroll fleksibel, pendataan pemberian bonus, pendataan pemberian THR, support perhitungan pajak PPH21 Net beserta Gross, pembatasan akses terhadap karyawan tertentu, dan mempermudah pembuatan laporan gaji dengan banyak opsi template. Paket Business yang dirilis HRIS juga menawarkan Demo untuk para pengguna baru.

3. Pro

Perusahaan dengan karyawan lebih dari 100 orang bisa mengaplikasikan paket HRIS bernama Pro yang berbiaya Rp 22.000. Seluruh fasilitas yang disediakan dalam paket Business dapat dipakai oleh pelanggan paket Pro HRIS. Tentu saja terdapat tambahan fitur-fitur yang juga membantu kemudahan para HRD dalam bekerja.

Contoh fitur-fitur yang dimaksud yakni pendataan pinjaman karyawan, pengelolaan kasbon, mempermudah pengelolaan reimbursement, mempermudah monitoring pembayaran cicilan, dan mempermudah pembuatan laporan pinjaman. Apabila masih memiliki pertanyaan terkait paket Pro, silakan bertanya langsung ke customer service maupun sales.

4. Ultimate

Paket terakhir HRIS bernama Ultimate yang dapat digunakan dengan Rp 25.000 per bulan. Paket Ultimate masuk kategori best seller karena menawarkan fitur paling lengkap dengan harga terjangkau dibanding merekrut banyak tenaga IT guna pengembangan software HRD.

Paket Ultimate memiliki fitur tambahan berupa Key Perfomance Indicator, Performance appraisal, manager review, team review, 360 review, dan dashboard untuk memonitor banyak hal. Tentu saja estimasi biaya dapat berubah kapan saja karena tergantung kebijaksanaan yang dijalankan oleh Mekari.

Kemudian, berikut gambaran ketika sebuah perusahaan perlu mengembangkan software atau aplikasi manajemen sendiri. Dilansir dari Andromo, estimasi pengembangan sebuah aplikasi bervariasi, dari $20,000 sampai lebih dari $100,000.

Terdapat banyak faktor yang mempengaruhi biaya yang perlu dikeluarkan untuk membuat aplikasi, seperti type, region, design & structure, dan metode pengembangan aplikasi. 

Walaupun memang estimasi biaya tadi berlaku di Eropa dan Amerika Serikat. Namun estimasi biaya yang berlaku di wilayah Asia juga tidak jauh berbeda dan hanya sedikit lebih rendah. Pengembangan aplikasi atau software juga memerlukan kontribusi dari banyak ahli di berbagai bidang. Misal melibatkan desainer grafis, analis bisnis, programmer, akuntan, juga manajer proyek.