Mengenal Jenis-jenis Surat Berdasarkan Kelompoknya

Naviri Magazine - Aktivitas surat-menyurat dapat digolongkan dalam beberapa bagian, berdasarkan hal-hal tertentu menyangkutnya. Di bawah ini adalah penjelasan mengenai hal tersebut.

Berdasarkan sifatnya

Berdasarkan sifat isi dan asalnya, maka jenis surat dapat dibagi menjadi lima bagian, yaitu:

Surat pribadi (private)

Yang dimaksud dengan surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat pribadi ini dibagi menjadi dua bagian, yaitu:

Surat pribadi yang isinya bersifat kekeluargaan. Contohnya dalam hal ini adalah surat perkenalan, surat untuk sahabat, surat untuk orangtua dan keluarga, dan lain-lain semacamnya.

Surat pribadi yang isinya bersifat setengah resmi. Contohnya dalam hal ini adalah surat lamaran pekerjaan, surat ijin untuk tidak masuk sekolah / kuliah / kantor dan lain-lain semacamnya.

Surat resmi

Yang dimaksud dengan surat resmi adalah surat yang menyangkut masalah tugas dalam suatu organisasi. Misalnya surat dari seorang bendahara perusahaan kepada bagian audit keuangan atau akuntan publik yang bertugas memantau kondisi keuangan dari perusahaan tersebut.

Surat sosial

Yang dimaksud dengan surat sosial adalah surat yang berisi kepentingan sosial dan dibuat oleh lembaga-lembaga sosial. Contohnya dalam hal ini adalah surat-surat yang dikeluarkan oleh sebuah panti asuhan kepada pihak-pihak tertentu yang berisi permintaan untuk menjadi donatur bagi panti asuhan tersebut.

Surat niaga

Yang dimaksud dengan surat niaga adalah surat yang dibuat oleh badan-badan usaha atau organisasi perusahaan yang isinya menyangkut kepentingan niaga atau bisnis. Misalnya surat yang dikirimkan oleh perusahaan A kepada perusahaan B yang berisi permintaan suatu barang tertentu yang menjadi objek usaha atau bisnis mereka.

Surat dinas

Yang dimaksud dengan surat dinas adalah surat yang dibuat oleh suatu instansi pemerintah yang isinya menyangkut soal-soal kedinasan. Contohnya adalah surat-surat yang dikeluarkan oleh pemerintah pusat kepada masing-masing pemerintah daerah yang berisi suatu instruksi tertentu.

Berdasarkan wujudnya

Berdasarkan wujudnya, maka jenis-jenis surat dapat dibagi menjadi lima bagian, antara lain:

Kartu pos

Kartu pos adalah selembar surat (mungkin lebih tepat bila disebut selembar kertas) yang biasanya terbuat dari kertas karton dengan ukuran kira-kira 20 cm x 30 cm yang dapat digunakan untuk menulis surat yang isinya pendek dan tidak mengandung suatu kerahasiaan yang perlu dijaga.

Warkat pos

Warkat pos adalah selembar kertas yang dibuat secara khusus, sehingga apabila kertas tersebut dilipat akan menjadi semacam sampul yang bagian dalamnya dapat digunakan untuk menulis isi surat. Isi surat yang tertulis di dalam sebuah warkat pos biasanya lebih panjang dari isi surat yang ada di kartu pos, dan sifat isi suratnya pun biasanya lebih rahasia.

Surat bersampul/surat biasa

Sebagaimana namanya, surat bersampul atau surat biasa adalah surat yang menggunakan sampul sebagai penutup atau pelindungnya. Khusus untuk surat yang bersampul ini, memiliki beberapa kegunaan, di antaranya:

Agar surat tidak dapat terbaca oleh orang atau pihak lain yang tidak berkepentingan.

Agar dapat mengirimkan berita atau informasi yang cukup panjang dan lebih lengkap atau terperinci.

Agar terlihat lebih sopan ketika diterima oleh pihak yang dikirimi surat tersebut.

Memorandum atau nota

Memorandum atau nota merupakan suatu surat yang bersifat internal, dalam arti hanya digunakan dan dipakai untuk kalangan sendiri dalam suatu kantor, organisasi atau perusahaan. Memorandum biasanya disingkat dengan sebutan memo. Secara umum, memo atau nota berisi:

• Meminta suatu informasi
• Memberi suatu informasi
• Meminta suatu petunjuk
• Memberi suatu petunjuk

Telegram 

Telegram adalah suatu tulisan atau tanda atau berita yang dikirimkan dari jarak jauh melalui pesawat bernama telegraf. Sarana ini saat sekarang sudah tak terlalu populer setelah adanya mesin faksimili, SMS dan e-mail melalui internet.

Berdasarkan keamanan isinya

Sebuah surat yang dikirim dari satu pihak kepada pihak lainnya memiliki tingkat keamanan menyangkut isinya. Nah, berdasarkan masalah keamanan ini, maka suatu surat dapat digolongkan menjadi empat macam:

Surat sangat rahasia

Ini adalah surat yang tidak boleh jatuh ke tangan orang lain atau pihak lain yang tidak berkepentingan dengan isi surat tersebut, karena isinya yang memang sangat rahasia. Misalnya surat yang berisi tentang rahasia negara atau suatu rahasia perusahaan tertentu.

Surat rahasia 

Ini juga merupakan surat yang isinya bersifat rahasia, namun skala kerahasiaannya tidaklah setinggi atau sebesar surat yang tergolong sebagai ‘sangat rahasia’. Untuk surat golongan ini bisa dicontohkan surat dari sebuah perusahaan perbankan kepada seorang nasabahnya, yang berisi laporan keuangan dari saldo milik nasabah atau deposito milik sang nasabah.

Surat konfidensial

Ini adalah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang dituju atau pihak yang dituju oleh pengirim surat tersebut. Contohnya dalam hal surat konfidensial ini adalah surat yang dikirim oleh seorang bupati kepada seorang kepala desa.

Surat biasa

Sebagaimana namanya, surat biasa adalah surat yang meskipun mungkin bersifat private atau pribadi, namun tidak bersifat rahasia atau sangat rahasia. Dalam arti, isi surat ini tidak akan menimbulkan suatu akibat yang mengkhawatirkan apabila isinya dibaca atau dilihat oleh orang lain yang bukan dituju oleh si pengirim surat. 

Contoh dalam hal ini adalah surat dari seorang wali murid kepada seorang guru yang mengabarkan bahwa anaknya tidak dapat masuk sekolah hari itu.

Berdasarkan proses penyelesaiannya

Yang dimaksud dengan proses penyelesaian adalah penyelesaian dari isi surat bersangkutan. Untuk hal ini, maka sebuah surat dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu surat yang bersifat ‘sangat segera’, bersifat ‘segera’, dan bersifat ‘biasa’. 

Untuk penjelasannya secara lebih lanjut, simak yang di bawah ini:

Sangat segera

Ini adalah surat yang harus segera diselesaikan atau disampaikan kepada si penerima surat dalam waktu yang secepat mungkin dan mendapatkan prioritas utama. Dalam dinas pos, surat semacam ini biasanya digolongkan sebagai surat yang dikirim dengan sistem kilat khusus tercatat.

Segera

Ini adalah surat yang harus segera dikirim atau disampaikan atau diselesaikan kepada si penerima yang dituju, tetapi tidak mendapatkan prioritas yang utama. Dalam biro ekspedisi pengiriman surat, maka surat jenis ini akan digolongkan sebagai ‘urgent’. Penting, namun tidak buru-buru.

Biasa

Nah, ini adalah jenis surat yang tidak harus segera disampaikan atau diselesaikan kepada yang dituju atau si penerima, berbeda dengan surat yang bersifat ‘segera’ atau ‘sangat segera’. Biasanya surat-surat ini akan menggunakan perangko biasa apabila dikirimkan melalui dinas pos.

Menyangkut surat yang dikirim melalui dinas pos, ada sedikit tambahan keterangan mengenai sebuah surat. Berdasarkan dinas pos, maka sebuah surat akan digolongkan menjadi beberapa bagian, yaitu:

• Kilat Khusus
• Kilat
• Biasa
• Surat Tercatat
• Surat Berharga