Panduan Menulis Surat Niaga atau Surat Bisnis yang Baik dan Profesional

Naviri Magazine - Dunia bisnis atau dunia usaha adalah suatu dunia yang dinamis, sekaligus kompetitif. Karenanya, hidup di dalam sebuah dunia bisnis artinya hidup dalam sebuah persaingan, dimana kita dituntut untuk selalu dapat dinamis dan inovatif. Di dalam dunia bisnis, ada pepatah terkenal yang menyatakan, ‘Siapa yang cepat dia yang dapat’.

Artinya, setiap orang yang bergerak dalam suatu bisnis harus terus mengikuti perkembangan jaman, perkembangan tren, perkembangan mode, untuk dapat menemukan produk-produk baru, baik dalam bentuk barang ataupun jasa, agar bisa menjadi orang pertama atau orang yang cepat dalam menangkap peluang.

Nah, salah satu sarana dalam upaya untuk mendapatkan peluang-peluang baru tersebut adalah dengan menggunakan sarana komunikasi. Kita tidak bisa memutuskan suatu hubungan relasi bisnis dengan seseorang atau dengan rekanan tertentu, karena itu sama saja dengan mematikan usaha kita sendiri. 

Dalam kaitannya dengan komunikasi ini, kita mungkin sudah terbiasa menggunakan telepon, ponsel, e-mail ataupun faksimili. Namun, kita pun tentu tak bisa memungkiri bahwa surat-menyurat masih menjadi sarana komunikasi yang tetap dibutuhkan dalam dunia bisnis. 

Melalui surat, kita dapat mengungkapkan banyak hal secara lebih terinci dan jelas, serta lebih mudah diingat dan aman karena memiliki bukti hitam di atas putih.

Urusan surat-menyurat dalam dunia bisnis ini bisa dikatakan gampang-gampang susah. Gampang, karena secara logika tentunya setiap orang dapat menulis, khususnya menulis sebuah surat. Namun susah, karena menulis surat bisnis memiliki aturan-aturan tertentu yang mungkin tidak setiap orang mengetahui aturan mainnya.

Untuk dapat menghadirkan citra profesional dalam bisnis yang kita jalankan, salah satu upayanya adalah menunjukkannya dengan surat bisnis yang profesional. Dengan surat bisnis yang profesional ini kita secara tak langsung menunjukkan bahwa kita pun bekerja secara profesional. 

Di dalam menulis surat bisnis, apapun isinya, kita harus memperhatikan cara penulisannya. Menulis surat bisnis tentu saja sangat jauh berbeda dengan menulis surat cinta, surat kepada kawan atau surat kepada sahabat pena. 

Yang pertama dan yang paling utama yang perlu diperhatikan dalam menulis surat bisnis adalah dengan mematuhi aturan-aturan penulisannya sebagaimana yang telah dijelaskan di bab-bab sebelumnya, agar surat yang kita tulis tersebut benar-benar menunjukkan kesan profesionalitas kita sebagai pengusaha.

Selain itu, yang juga perlu diperhatikan adalah penggunaan bahasa surat. Menulis surat bisnis tentu saja haruslah formal, dalam arti tidak menggunakan bahasa-bahasa pergaulan yang terkadang menggunakan bahasa slang atau bahasa prokem. Kata-kata yang digunakan di dalam menulis surat bisnis haruslah menggunakan kata-kata yang baku, sopan, ringkas dan mudah dipahami. 

Menyangkut kertas yang digunakan untuk menulis surat bisnis, usahakan untuk menggunakan kertas yang bersih, tanpa hiasan atau ornamen apapun, dan tidak usah repot-repot untuk membikin hiasan atau ornamen tertentu pada kertas surat bisnis, karena itu bisa berakibat berlawanan dari yang diinginkan; maksud hati ingin menunjukkan kalau kita kreatif, namun kesannya malah menunjukkan kalau kita norak dan tidak profesional.