Panduan dan Tips Seputar Etika Mengirim E-Mail

Naviri Magazine - Komunikasi melalui e-mail tidak jauh beda dengan komunikasi melalui lisan, dalam arti bahwa meski komunikasi itu disampaikan melalui tulisan tetapi harus tetap menggunakan etika. 

Hal ini mungkin masih jarang diperhatikan orang, meski mungkin aktivitas saling kirim e-mail sudah biasa. Karenanya, untuk meyakinkan bahwa e-mail Anda dibaca dan dimengerti secara benar (jelas), berikut ini beberapa etika dalam ber-e-mail:

Gunakan kata-kata yang ringkas, jelas dan sopan

Bila Anda mengirim atau membalas e-mail dari seorang teman atau rekan kerja yang sama-sama sibuk, tulislah e-mail dengan jelas, ringkas dan sopan, serta sebaik mungkin. 

Jangan membiarkan waktu terbuang dengan mengirimkan pesan baru untuk menanyakan hal yang sama kepada si pengirim, atau mengirim pesan yang panjang hingga cukup menyita waktu untuk membacanya.

Hindari penggunaan singkatan

Pengguna komputer biasanya memiliki bahasa mereka sendiri yang digunakan untuk mengekspresikan diri mereka. Bahasa tersebut juga biasanya dipakai untuk menghemat waktu pengetikan. Seperti ‘IMHO’ (in my humble opinion; menurut pendapat saya yang sederhana) atau ‘TTYL’ (talk to you late; berbicara denganmu kemudian). 

Bagaimana pun juga, banyak orang yang mengalami kesulitan untuk memahami makna dari singkatan-singkatan itu lantaran bentuknya seperti rumus kimia. Anda tidak dapat berasumsi bahwa semua orang akan dapat memahami singkatan-singkatan seperti itu. 

Hati-hati dengan pemantauan e-mail 

Banyak perusahaan yang melakukan scanning terhadap seluruh e-mail pegawainya dengan kata kunci ‘R-rated’ dan melengkapi file mereka. Tidak hanya dapat melihat hal-hal yang tak patut dilihat, tetapi mereka juga dapat melakukan monopoli ruang dalam sebuah alat server perusahaan. 

Pesan-pesan berwarna, gambar atau lelucon yang jorok yang terlihat dalam inbox e-mail Anda bisa membuat Anda malu. 

Karenanya, hilangkan semua hal yang Anda tidak ingin bos Anda lihat dari inbox e-mail Anda. Lebih dari itu, biasakanlah untuk mengirim e-mail yang sopan sehingga balasan kepada Anda pun akan sama sopannya.

Balasan dan attachment

Haruskah Anda menjawab semua e-mail yang Anda terima? Seberapa cepat Anda akan menjawabnya? Menurut Emily Post Institute, setiap email, baik yang berkualitas ataupun tidak, berhak untuk dibalas. Tetapi susahnya, tidak setiap orang memiliki waktu luang yang cukup. 

Karena itu, apabila Anda mengirimkan e-mail kepada orang lain, beritahukanlah secara eksplisit dalam e-mail Anda, bahwa Anda membutuhkan jawaban meski mungkin si penerima tidak memiliki banyak waktu.

Soal file attachments perlu mendapatkan perhatian khusus sebelum anda kirimkan. Sebagai langkah awal, jangan kirim file dalam bentuk attachment kepada orang yang tidak atau belum Anda kenal, karena pesan itu biasanya akan langsung dihapus tanpa mereka baca lebih dulu karena takut berisi virus. 

Alasan kedua adalah karena file attachment akan memakan waktu cukup lama saat akan dibuka. Jadi, berusahalah untuk meringkas file attachment, terutama yang berbentuk foto.

Hindari menulis dengan emosi

E-mail dapat menjadi salah satu bentuk komunikasi yang kejam. Ini terjadi bila kita menulis email dalam keadaan sedang tertekan atau tengah dilanda emosi yang tinggi. 

Karenanya, berhentilah sebelum Anda meneruskan menulis e-mail Anda jika keadaan semacam itu tengah Anda rasakan. Jika Anda sedang marah, luangkan sedikit waktu untuk meredam emosi sebelum menulis. Selain itu, berhati-hatilah terhadap kritik yang dilancarkan melalui e-mail.

Seputar e-mail dalam mailing list

Hampir semua orang yang biasa berinteraksi dengan internet telah terdaftar menjadi anggota mailing list, entah milis bisnis, perkumpulan hobi, dan lain-lain. Ketika Anda akan membalas sebuah pesan, yakinkan bahwa Anda hanya menjawab si pengirim pesan saja, jangan kepada semua anggota mailing list. 

Hal itu berlaku untuk mengirim ulang pesan yang diterima. Pastikan pesan benar-benar dikirim kepada orang yang tepat.

E-mail tidak harus panjang

Beberapa orang berpikir bahwa pesan e-mail harus panjang dan terperinci. Ini tidak salah, tapi yang tepat adalah pesan e-mail harus singkat dan padat. Garisi dulu pesan yang akan Anda tulis dan kirim. Jangan meninggalkan pesan yang penting untuk dikirim. 

Pesan penting biasanya disusun dalam paragraf awal. Anda memang dapat menambahkan hal-hal yang menarik dalam rangkaian pesan tersebut, tapi sebaiknya diletakkan di bagian bawah.

Hindari penggunaan huruf kapital yang tidak perlu

Penggunaan huruf besar dalam proses penulisan dan pengiriman e-mail membuat penulis tampak arogan. Jadi jangan membuat si penerima pesan bingung dengan mencantumkan nama Anda dengan huruf kapital semua. Penggunaan huruf kapital juga akan melelahkan penerima pesan saat membacanya. Jadi, hindarilah penggunaan huruf besar yang tidak perlu.