Panduan Menulis Surat Niaga atau Surat Bisnis Sesuai Kebutuhan

Naviri Magazine - Secara umum, surat niaga atau surat bisnis dibagi menjadi tiga golongan, yakni surat permintaan penawaran, surat penawaran, dan surat pesanan atau pemesanan.

Berikut ini adalah penjelasan sekaligus cara dalam menulis surat-surat tersebut.

Surat permintaan penawaran

Ini adalah surat yang dibuat atau dikeluarkan oleh seorang calon pembeli atau sebuah organisasi/perusahaan kepada calon penjual dengan maksud atau tujuan untuk meminta keterangan mengenai barang-barang atau produksi tertentu yang akan dibeli/dipesan.

Fungsi dari surat permintaan penawaran adalah sebagai berikut:

Sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan pembelian barang.

Untuk menyesuaikan kemampuan keadaan keuangan dengan barang yang akan dipesan / dibeli.

Untuk memilih barang / produksi yang akan dibeli / dipesan, agar sesuai dengan selera.

Isi surat permintaan penawaran barang adalah sebagai berikut:

• Macam-macam atau ragam barang / produksi yang diinginkan.
• Kualitas atau mutu barang / produksi yang diinginkan.
• Potongan harga / rabat / diskon dari barang / produksi yang diinginkan.
• Cara pembayaran dari barang / produksi yang diinginkan.
• Cara penyerahan barang / produksi yang diinginkan.
• Keterangan teknis dan perawatan dari barang / produksi yang diinginkan.
• Kemudahan-kemudahan yang dapat diperoleh pembeli menyangkut barang / produksi yang diinginkan.

Cara menyusun surat permintaan penawaran adalah sebagai berikut:

• Jelaskan alasan-alasan yang mendorong dalam mengajukan permintaan tersebut.
• Mintalah keterangan secara terperinci / secara jelas menyangkut barang-barang yang diinginkan.
• Berikan penjelasan kepada pembaca surat tersebut menyangkut keterangan-keterangan tertentu dengan menunjukkan semua data yang ada hubungannya dengan barang yang dibutuhkan.
• Usahakanlah untuk menuliskan isi surat dengan cara yang singkat dan jelas.
• Akhiri surat dengan ucapan terima kasih.

Surat penawaran

Yang dimaksud dengan surat penawaran adalah surat yang dibuat atau dikeluarkan oleh seorang calon penjual / organisasi yang ditujukan kepada calon pembeli / perusahaan dengan maksud untuk memberikan keterangan atau menawarkan barang / produksi yang akan dijual.

Fungsi dari surat penawaran adalah sebagai berikut:

Memajukan pemasaran barang/produksi.

Memperkenalkan barang/produksi kepada masyarakat, khususnya untuk barang-barang atau produksi-produksi baru.

Memperluas jaringan pemasaran atau distribusi bisnis menyangkut suatu barang produksi.

Memelihara hubungan atau relasi dagang agar tidak terputus.

Menyangkut isi suratnya, maka sebuah surat penawaran mencakup hal-hal berikut ini:

• Nama dan macam/ragam barang.
• Kualitas atau mutu barang.
• Harga barang.
• Cara pembayaran.
• Cara penyerahan barang.
• Potongan harga/diskon.
• Sifat penawaran.
• Kemudahan-kemudahan atau keuntungan-keuntungan yang diberikan, semisal garansi, servis gratis dan lain-lain.

Nah, cara menyusun surat penawaran adalah sebagai berikut:

Apabila membalas surat permintaan penawaran, maka surat penawaran harus dihubungkan dengan surat permintaan tersebut, dengan menunjukkan tanggal dan nomor suratnya.

Berikan keterangan secara terperinci dan jelas mengenai barang yang diinginkan.

Kerjakan semuanya dengan segera; balasan berupa surat penawaran haruslah merupakan respon yang tidak ditunda-tunda dalam waktu lama. Jangan sampai surat bertanggal 1 Januari baru dibalas pada tanggal 1 April.

Apabila memang diperlukan, lampirkan keterangan-keterangan lain dalam surat penawaran tersebut.

Menyangkut surat penawaran ini, bisa digolongkan ke dalam beberapa sifat seperti berikut ini:

• Penawaran tetap, yaitu penawaran yang tidak berubah menyangkut syarat-syarat dan keadaan barang yang ditawarkan.
• Penawaran bebas, yaitu penawaran yang dapat berubah menyangkut barang yang ditawarkan tanpa adanya pemberitahuan terlebih dahulu.
• Penawaran dengan jangka waktu yang telah ditentukan.

Surat pesanan

Yang dimaksud dengan surat pesanan adalah surat yang dibuat atau dikeluarkan oleh calon pembeli / instansi / perusahaan atau organisasi usaha yang ditujukan kepada calon penjual untuk memesan suatu barang yang diinginkan.

Sebelum mengirimkan sebuah surat pesanan, maka calon pembeli hendaknya mempertimbangkan hal-hal tertentu, sebagai berikut:

Perhatikan terlebih dulu keadaan dan kemampuan keuangan untuk memesan.

Hendaknya pemesanan dilakukan dengan mendasarkan pada kebutuhan dan keinginan.

Perhatikan bahwa persyaratan yang diajukan tidak memberatkan calon pembeli. 

Perhatikan dan hitunglah risiko atas barang di kemudian hari.

Perhatikan pula bahwa pemesanan haruslah berdasarkan atas pilihan sendiri; dalam arti bukan sesuatu yang dipaksakan oleh calon penjual.

Dalam menulis surat pemesanan atau surat pesanan, kita bisa memilih dua cara yang biasa dipakai, yaitu:

Dalam bentuk lembaran surat. Pilihan ini diambil apabila:

• Telah menerima surat penawaran.
• Informasi didapat dari para relasi dagang.
• Atas inisiatif sendiri.

Dalam bentuk kartu pos. Pilihan ini diambil apabila dikirimkan kepada relasi atau pihak yang sudah berlangganan.